増え続ける名刺をなんとかしたい。出来る人はもうやってる整理術をマネしちゃおう。


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こんにちは。

自転車のブレーキのワイヤーがぶち切れてしまい、信号で止まれず死にかけました。

sai(@noritama77777)です。

交通ルールはちゃんと守りましょう。


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僕もそうですが、働いている人が絶対に持っている物。
初対面の時に必ず交換する物。

名刺。

仕事をしている人じゃなくても、自己紹介ツールとして携帯している人もいるかもですね。
今ね、この名刺の事で、ものすごく悩んでいるんです。

全く整理ができねー。

いっぱしのビジネスマンを気取っている以上、本当は”整理”じゃなくて”管理”をしなくちゃいけないんですよねえ。
うし、最終目的を「名刺管理」に変更します。
今決めました。

名刺管理の前にまずは名刺整理


昨日今日あった人の名刺はまだ名刺入れに入れっぱなし。
ちょっと前に会った人のはデスクの引き出しに輪ゴムでまとめて。
もっと前に交換した人のはたまたまその時に使っていた名刺ホルダーに保管。

コレ、今の僕の名刺整理。
整理って言って恥ずかしいけど。

まず第一段階として、何かルールを作って仕分けします。


1.会社名の50音順で並べかえ

2.名刺を交換した日付順に並べかえ

3.業界別や役職別に並べかえ

大体こんな感じかな。
1は多分一番ポピュラーな整理。
会社名を忘れることはさすがに少ないと思うんで、後から探すこともそんなに大変じゃないと思う。
2は今の僕が暫定的にやっている整理。
とにかく順番にファイリング。一応名刺にはあった日をメモってね。
3は知り合いのライターさんから聞いた。
会社とか関係なく、仕事の内容によって接する人の立場が違うから所属を横断して整理しておいた方がわかりやすいんだって。
色々ありますね。

おススメの整理術


まずは名刺に情報を書き込む事


名刺交換をした日にちや場所、話した内容を、簡単にでいいので名刺にすぐ書き込んでおきます。
これは、後日コンタクトをとる時にどんな話をしていたかを明確に思い出せるようにするため。
もらった名刺はもう自分の財産なので、表面にガリガリ書いてOK。
特徴のある人だったら、見た目や雰囲気から分かるキーワードを書いておくのもアリかな。
出来るだけ印象が薄れないうちに書き込んでおくといいね。
情報の書き込みができたら、いよいよ整理していきます。

必要な時に必要な名刺がすぐに取り出せる事が最優先事項。


クリアファイルのような名刺ホルダーよりも、ボックス型の名刺整理箱のような物が整理には良いですね。

まず、たまりまくった名刺を2分割します。
(A)-進行中の案件の関係者、月イチレベルでコンタクトを取る相手などの使う機会の多いグループ。
(B)-直近での使用は無さそうなグループ。

まずは(B)をやっつけてしまいましょう。
これは単純に会社名の50音順に並べ替えて、大きめのボックスホルダーに保管。
後々必要になったら随時(A)グループへ昇格させていきます。

(A)グループの整理は検索のしやすさと共に、増え続ける名刺をいかに素早く収納できるかもポイントとなります。
こちらもボックス型のケースを準備。
元々仕切りがついていれば良いのですが、専用の名刺整理ボックスじゃない場合は自作で仕切りを準備します。
分類の基準は自分のルールに基づいてOKです。

僕はクリアホルダータイプよりもボックスタイプをおススメします


ファイル式の場合は途中で同グループでの新メンバーが登場した時に差し込みにくいんです。
ボックス型なら名刺を立てているので、間にどんどん差し込んでいけますね。
この整理ボックスをデスクの引き出しに入れておけば、いちいち整理フォルダーを取り出さなくても必要な名刺がすぐに見つけられるハズ。
取引が終わってしまったり、プロジェクトがフィニッシュしたりで今まで程頻繁な使用がなくなったら、別に作った(B)のグループに移動させておきます。



必須ルール<名刺の廃棄>


きちんと収納していっても、増え続ける以上どこかでスペースの限界は訪れます。
ここでボックスを増やすのは逆効果。
むやみに探す対象を増やすだけ無駄なんですね。
何をするかっていうと、簡単な事。

捨てる。

簡単な事って言いましたが、慣れないと意外と戸惑うかもです。
これも自分ルールを作ればいいとは思いますが、大体1年使わなかった名刺は今後も使うことはほとんど無いと思います。
同じ人でも部署の移動や肩書の変化で何枚ももらっているもありますよね。
これも一気に整理して捨てるものは捨てていきましょう。
常に1つのボックスで、しかも多少のスペースの余裕がある状態がキープできていると一番検索がしやすいです。

捨てる事に抵抗がある場合


(B)グループで且つ1年以上使っていない名刺は思い切って捨てるのがベストなのですが、思い出だったりほんの少しの復活の可能性だったりで捨てきれないものも中にはあるかもしれません。
そういう名刺はスキャンしてデータ保存、もしくはコピーをとってファイリング。
あくまでも”名刺”としての保管からは退場してもらいましょう。

デジタル化、という選択肢も


スマホのカメラを使って名刺を撮影、それを専用アプリで管理するという方法もあります。
メリットとしては「持ち運びが楽」「たくさんのデータを管理できる」って所かな。
ただ、僕は使いません。
っていうか使えません。
そこまで膨大な名刺の管理をする必要がないし、そもそもたまった名刺を撮影していく手間をかけたくない。
この作業が苦じゃない人で、今後もどんどん増えていく可能性があるのなら便利かもしれません。

念のため紹介しておきます。

無料でも使えますが、有料会員になると様々なサービスが受けられます。
相手の所属が変わった時にもカンタンにデータの修正が出来たり、メール作成がダイレクトに出来たり。
使いこなしたらかなり便利。

もし、手間は惜しまないので、完全なデータ化を求めるのであれば、専用ソフトを使ってPC管理する事もできます。
これならスマホやタブレットに同期しておけば、いつでもどこでも必要な情報を確認する事が出来ます。
ただ、僕はやらないかな。
ここまで書いておいてなんなんですが。

これも念のため紹介しておきますので、興味のある方はドウゾ。



自分でも名刺の管理どころか整理すら満足に出来ていない事が分かりました。
少なくとも、もらった名刺を名刺入れやデスクの中にしまいっぱなしにしないように心掛けようと思いましたね。
名刺って、整理してアドレス帳の様にキレイにまとめる事が目的じゃないんです。
整理した名刺をどのように管理して、どのように活用していくか。
これが最終目的。

何でもそうですが、きちんと棚にしまった所がゴールじゃないからね。


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実は、僕は名刺を2種類持ってます。
1つは仕事で使う会社のヤツ。
もう1つはLINEのidとケイタイ番号だけ入れたオフ用のヤツ。
色々な所でバラまく可能性があるので作ったのに、残念ながら余りまくってます。
欲しい人ー!今ならまだ残ってますよー!


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